“L’ingegnere, il tecnologo, non è abituato a guardare nel passato: la sua mentalità lo spinge a guardare sistematicamente nel futuro. [...] Ciò non ha impedito che essi abbiano sentito il bisogno di guardare anche alle proprio spalle, [...]e ciò non solo per il bisogno di mera documentazione ma soprattutto per cogliere dalle esperienza di quel periodo motivi di meditazione e di stimolo”.

Se l’archivista diviene la bussola per chi fa ricerca - un suggeritore per l’ingegnere citato da Luigi Dadda, ma anche un consigliere per un ricercatore o un laureando - quale strumento di orientamento è necessario per chi opera in un archivio? Nuove riflessioni sulla formazione del personale impiegato presso il Servizio Protocollo e Archivio generale di Ateneo sono state stimolate dal censimento degli oltre quattro chilometri di documentazione concentrati presso l’Archivio generale di Ateneo e dalle previsioni sul prossimo deposito di fascicoli trattati con Titulus.

In materia di archivio storico è stata avviata una campagna di recupero e valorizzazione degli strumenti di corredo attraverso l’utilizzo dell’applicativo Sesamo. Le operazioni, coordinate dal Servizio Protocollo e Archivio Generale e dall’Area Sistema Bibliotecario di Ateneo, hanno creato occasioni di aggiornamento per il personale, come un corso di formazione per le operazioni di schedatura e inventariazione condotte con Sesamo.

Per favorire l’accesso alle fonti archivistiche da parte di pubblici diversi – ingegneri, architetti, docenti, studenti… - sono state utilizzate mappe concettuali. Le mappe sono state scelte come primo passo per il raggiungimento e l’orientamento dei luoghi di interesse per la ricerca, come indirizzo verso strumenti specifici rivolti ad approfondimenti, notizie storiche e morfologiche, strumenti di interpretazione e di critica. L’utilizzo di mappe concettuali, realizzate con una grammatica leggibile e codificata, ha consentito - in via sperimentale - un proficuo orientamento a monte degli strumenti di corredo e un interessante raccordo fra archivi, biblioteche e beni culturali, collocati sia all’interno dell’Amministrazione Centrale, sia presso i Dipartimenti. Le mappe hanno favorito una visione a grand’angolo, una comoda panoramica per gli operatori che si traduce in una risposta per gli utenti, rapida e arricchita da collegamenti multidisciplinari.

Le mappe concettuali sono state scelte anche come strumento ausiliario di formazione nell’ambito della gestione dell’archivio corrente e del protocollo informatico: in previsione delle modifiche al titolario di classificazione delle Università – gennaio 2007 – il Servizio Protocollo ha attivato una campagna di analisi dei processi nella quale gli operatori Titulus possono orientarsi e verificare efficienza ed efficacia del workflow attraverso mappe virtuali.

* Politecnico di Milano