Sul lavoro dell'archivista, legato ai modelli e alle regole delle tradizionali "scuole" regionali italiane, ha molto influito il principio secondo il quale ogni complesso documentario costituisce un'entità sui generis , risultante da uno speciale e irripetibile vincolo che, in virtù della provenienza da un soggetto, si è istituito fra le varie sue parti.

L'interpretazione di questo principio ha contribuito ad alimentare un radicato e tenace particolarismo nella pratica archivistica, soprattutto relativamente alle modalità di descrizione degli archivi, che solo in tempi recenti è stato rimesso in discussione e ridimensionato.

Sulla scorta di esperienze maturate in ambiente anglosassone, si è invece via via affermata la convinzione che la descrizione può essere "normalizzata", cioè regolata secondo principi espliciti e condivisi che, mentre ne garantiscano il livello qualitativo, rendano al contempo possibile o più efficace la comunicazione e lo scambio di dati fra addetti ai lavori e fra questi e il pubblico.

Così, a partire dagli anni novanta del secolo scorso, organismi internazionali hanno prodotto e via via aggiornato standard per la descrizione di archivi ( ISAD ) e di soggetti produttori ( ISAAR ) e, in seguito alla diffusione del web, linguaggi per la sua rappresentazione all'interno di sistemi informativi (standard EAD, EAC, prodotti dalla Society of American Archivists

Altri standard, anch'essi rilasciati recentemente dal Consiglio internazionale degli archivi, come quelli relativi ai soggetti conservatori (ISDIAH), in inglese, e alle attività e funzioni dei soggetti produttori (ISDF) potranno svolgere un ruolo significativo nel lavoro degli archivisti.

Importante anche il lavoro sugli standard NIERA. Si tratta delle "Norme italiane per l'elaborazione dei record di autorità archivistici di enti, persone, famiglie". Le linee guide del 2011 sono a cura di Euride Fregni e Rossella Santolamazza. Nel luglio 2014 è stata pubblicata la II edizione degli standard NIERA, a cura di Euride Fregni e Rossella Santolamazza.

L'efficacia di queste norme resta legata naturalmente alla loro diffusione presso le diverse componenti della comunità archivistica nazionale e internazionale.

Alleghiamo, in calce, la traduzione italiana dei diversi standard, inoltre un quadro esaustivo degli standard citati, nel documento a cura di Carlo Vivoli e il documento: ICA/CDS, Linee-guida per l'elaborazione e la presentazione di strumenti di ricerca, a cura di Francesca Ricci.