Associazione Nazionale Archivistica Italiana (ANAI)

Quesiti

Q. “In primo luogo, provoca almeno qualche perplessità l’ipotesi avanzata da alcuni di applicare la “quarantena” di 10 giorni ai materiali manipolati anche per esigenze di servizio (presa e ricollocazione nei depositi, ricerche per corrispondenza, ad esempio) sia dai dipendenti degli Istituti, come per gli incaricati a diverso titolo che stanno effettuando lavori di riordinamento e inventariazione di fondi archivistici. Questa tipologia di personale, dotata di ogni possibile strumento di protezione individuale (mascherine, guanti, visiere, controllo della temperatura insieme a frequente e ripetuta sanificazione degli scaffali e aerazione) secondo il protocollo concordato con le OO.SS., dovrebbe poter svolgere il proprio lavoro con la continuità necessaria, considerando anche che nel secondo caso si tratta spesso di attività individuale. Peraltro, la lettura delle “Linee guida” sembra far riferimento ai soli documenti dati in consultazione agli utenti (“In caso di volumi o documenti dei quali venga richiesta la consultazione”) e non al loro uso per attività “interne”, anche se a tal proposito viene da osservare che gli stessi utenti possono accedere agli istituti soltanto se dotati di guanti e mascherina (e dunque, in linea teorica, nelle condizioni di non poter “contaminare” tanto l’ambiente quanto le unità archivistiche consultate).”

Risposta: Dagli ultimi dati desunti da Chin et al., 2020 e riassunti nel rapporto ISS COVID-19 n. 25/2020 e ribadite nel documento del Ministero della Salute Direzione Generale della Prevenzione Sanitaria 0017644-22/05/2020 é pertanto opportuno, seguendo il principio della massima precauzione dettato dalla situazione emergenziale, che l’isolamento dei materiali (o beni) consultati in locale ventilato debba avvenire per un periodo non inferiore ai 7 giorni, tempo necessario per eliminare ogni possibile rischio legato alla manipolazione dei beni. Pertanto è consigliabile reinserire il materiale consultato negli scaffali a partire dall’ottavo giorno.

Si sottolinea che gli utenti non dovrebbero entrare negli Istituti con i propri DPI perché questi potrebbero essere stati contaminati in itinere. La prassi consigliata è, pertanto, di provvedere a dare agli utenti/visitatori dei DPI nuovi. Si ricorda in ogni caso che le “Linee guida” fanno riferimento ai soli documenti dati in consultazione agli utenti.

Q. “In secondo luogo, soluzioni organizzative specifiche sono da individuare anche per la consultazione degli inventari dei fondi archivistici redatti in passato in formato cartaceo e non digitalizzati ma validissimi e spesso unici strumenti di ricerca per un determinato fondo. L’applicazione della sospensione per 10 giorni dopo ogni consultazione bloccherebbe di fatto l’attività della sala di studio. Sarebbe anzi a tal proposito da auspicare che le difficoltà occorse a seguito dell’emergenza sanitaria in corso fungano da sprone per dar seguito con forza a un piano nazionale di digitalizzazione, degli strumenti di ricerca cartacei presenti in gran numero nelle sale inventari. Indicazioni in tal senso da parte della Direzione generale Archivi e dall’Istituto per la digitalizzazione del patrimonio culturale per il tramite dell’Istituto Centrale per gli Archivi potrebbero senz’altro consentire di concentrare una parte dell’attività degli istituti in tal senso, offrendo una valida soluzione a questo problema, particolarmente avvertito dall’utenza. La digitalizzazione e pubblicazione in rete degli inventari, strada già lucidamente imboccata da molti istituti in questo periodo e concretizzatasi nel potenziamento del portale del Sistema Archivistico Nazionale “Gli strumenti di ricerca on line”, rappresenta una soluzione rapida ed efficace in vista di una futura informatizzazione degli strumenti di ricerca che richiederà necessariamente tempi e sforzi di gran lunga maggiori. Senza contare che il tempo che risparmierà l’utente sarà anche tempo prezioso che risparmierà l’istituto, in quanto ne uscirà dimezzato il numero di ricerche archivistiche che, nella maggior parte dei casi si possono risolvere, semplicemente sfogliando un inventario in pdf. La digitalizzazione offre dunque una soluzione rispetto alle precauzioni imposte dalla pandemia, ma rappresenta anche una preziosa occasione per migliorare la qualità del servizio prestato all’utenza in tutti gli archivi di Stato.”

R. In questo periodo di emergenza, è consigliabile gestire la consultazione negli Istituti, come già predisposto da alcune sedi archivistiche, suggerendo agli utenti di prenotare l’accesso all’Istituto specificando nella richiesta stessa gli estremi della ricerca, che si intende svolgere, in modo da permettere al personale interno di fare ricerca sugli inventari ed evitare la manipolazione degli stessi da parte di esterni. Questo sistema eviterebbe di dover sottoporre gli inventari dopo ogni consultazione a un periodo di isolamento di 7 giorni (rettifica a seguito delle ultime indicazioni del Documento del Ministero della Salute Direzione Generale della Prevenzione Sanitaria 0017644-22/05/2020). Seguendo queste modalità, il personale addetto alla sala studio, potrebbe lavorare in sicurezza con i propri DPI e soddisfare le richieste degli utenti inviando loro una scansione della/e pagine dell’inventario individuato.

Non spetta all’Istituto pronunciarsi in merito alla digitalizzazione del patrimonio archivistico. Personalmente sono e sarò sempre propensa alla digitalizzazione di tale patrimonio, in particolare degli inventari, perché tale operazione sarebbe una importante forma di tutela di tali materiali evitandone la continua e frequente manipolazione.

Q.“In terzo luogo, per quanto riguarda i materiali in consultazione, poi, sarebbe utile capire se una stessa unità documentaria, riposta nella busta e lasciata in deposito, come è abitudine nei casi di consultazione prolungata nel tempo, da uno studioso possa essere consultata nuovamente dallo stesso studioso a distanza temporale inferiore ai 10 giorni, con successivo cambio della busta.”

R. Come evidenziato nelle Linee Guida e nelle FAQ, consultabili e scaricabili nel sito www.saf-icpal.beniculturali.it, è consentito a uno stesso utente di consultare per tutto il tempo necessario il materiale richiesto, senza che esso venga sottoposto a nessuna precauzione se non la collocazione dopo ogni consultazione in apposite buste. L’isolamento dei materiali è finora l’arma più efficace a disposizione, prima ancora di ogni eventuale trattamento con finalità di disinfezione. Tutte le più recenti comunicazioni scientifiche pubblicate affermano questo principio. Occorre ricordare che consultare un bene vuol dire manipolarlo (anche se con gli adeguati dispositivi di sicurezza) con possibilità anche involontaria di depositi di particolato e/o di materiale biologico, che potrebbero aderire alle superfici porose del manufatto polimaterico.

Per questi motivi, riassumendo l’enunciato nel medesimo rapporto, è necessario garantire un buon ricambio dell’aria in tutti gli ambienti in maniera naturale, aprendo le finestre in quanto la ventilazione naturale degli ambienti opera una sostituzione/rinnovo con una diluizione/riduzione delle concentrazioni di specifici inquinanti – ad esempio i Composti Organici Volatili (COV), il materiale Particellare (PM10), della CO2 , degli odori, della umidità e dell’aerosol biologico presenti comunque negli ambienti. In generale, scarsi ricambi dell’aria favoriscono, negli ambienti indoor, l’esposizione a inquinanti e possono facilitare la trasmissione di agenti patogeni.

Sebbene non vi sia alcuna possibilità di contaminazione fra carta e carta, stanti le conoscenze attuali sul COVID-19, potrebbe esserci l’eventualità di contagio dalla carta alle persone. Per questo motivo è importante un periodo di “isolamento” non inferiore a 7 giorni per i beni consultati al fine di evitare possibili rischi per operatori e fruitori. Ciò premesso, sarebbe preferibile imbustare ciascun documento/volume singolarmente, annotando sulla busta il nominativo dello studioso al quale poter riconsegnare il documento/volume nei giorni successivi, ma non è necessario sigillare la busta. L’etichetta dovrà altresì riportare le date nelle quali il documento è stato consultato per permettere di calcolare esattamente il periodo di “isolamento” cui dovrà essere successivamente sottoposto.

I quesiti che esulano dalla tutela e conservazione del patrimonio archivistico, come le modalità da adottare per entrare in sicurezza negli Istituti, non rientrano nella sfera di competenze dell’Istituto centrale per la patologia degli archivi e del libro. Pertanto si consiglia di rivolgersi agli Enti competenti in materia e alle direttive emanate dagli stessi.