Al Direttore generale Archivi
Alla Direzione dell'Istituto centrale per la patologia degli archivi e del libro
p.c. Al presidente del Comitato tecnico- scientifico per gli archivi

Oggetto: Applicazione delle "Linee guida per la gestione delle operazioni di sanificazione e disinfezione degli ambienti di Archivi e Biblioteche -Misure di contenimento per il rischio di contagio da Coronavirus (COVID-19)".

L'Associazione nazionale archivistica italiana, successivamente alla diffusione delle Linee guida per la gestione delle operazioni di sanificazione e disinfezione degli ambienti di Archivi e Biblioteche relativamente al contagio da Coronavirus, ha ricevuto diverse segnalazioni da parte di istituti archivistici, statali e non, in merito a difficoltà e incertezze sull'applicazione di alcune delle misure previste.

In particolare, le segnalazioni concordano nel lamentare che la previsione di una "quarantena" di 10 giorni per i documenti dati in consultazione stia creando difficoltà agli utenti, già limitati nel numero e nella frequenza dalle altre misure di distanziamento e contenimento delle presenze rese necessarie per prevenire la diffusione del virus. Si comprende come tale indicazione sia ispirata al principio della massima prudenza per evitare possibili contagi fra gli utenti e, tuttavia, si auspica possano essere individuati suggerimenti organizzativi per risolvere alcuni dei problemi segnalati, anche alla luce di quanto contenuto nel successivo documento "Ulteriori delucidazioni su Linee guida ICPAL" nel quale si rammenta che "I suggerimenti e gli indirizzi compresi nelle Linee guida emanate di recente dalla Direzione ICPAL, non si prefiggono di imporre comportamenti virtuosi rivolti alla difesa della persona, sia come fruitore che come operatore. È notorio che l'ICPAL (...) suggerisce comportamenti corretti e in linea con la ricerca scientifica. Non impone ma consiglia e per questo i suoi esperti hanno suggerito linee di comportamento ispirate alla massima prevenzione dei problemi fisici dei beni, per la loro corretta fruizione e per la sicurezza di addetti e fruitori".
Alla luce di questo si ritiene che vadano valutati e considerati al fine di integrare le raccomandazioni fornite alcuni dei problemi che sono stati segnalati e che si riportano sommariamente come bisognosi di chiarimento.

In primo luogo, provoca almeno qualche perplessità l'ipotesi avanzata da alcuni di applicare la "quarantena" di 10 giorni ai materiali manipolati anche per esigenze di servizio (presa e ricollocazione nei depositi, ricerche per corrispondenza, ad esempio) sia dai dipendenti degli Istituti, come per gli incaricati a diverso titolo che stanno effettuando lavori di riordinamento e inventariazione di fondi archivistici. Questa tipologia di personale, dotata di ogni possibile strumento di protezione individuale (mascherine, guanti, visiere, controllo della temperatura insieme a frequente e ripetuta sanificazione degli scaffali e aerazione) secondo ilprotocollo concordato con le OO.SS., dovrebbe poter svolgere il proprio lavoro con la continuità necessaria, considerando anche che nel secondo caso si tratta spesso di attività individuale. Peraltro, la lettura delle "Linee guida" sembra far riferimento ai soli documenti dati in consultazione agli utenti ("In caso di volumi odocumenti dei quali venga richiesta la consultazione") e non al loro uso per attività "interne", anche se a tal proposito viene da osservare che gli stessi utenti possono accedere agli istituti soltanto se dotati di guanti e mascherina (e dunque, in linea teorica, nelle condizioni di non poter "contaminare" tanto l'ambiente quanto le unità archivistiche consultate).

In secondo luogo, soluzioni organizzative specifiche sono da individuare anche per la consultazione degli inventari dei fondi archivistici redatti in passato in formato cartaceo e non digitalizzati ma validissimi e spesso unici strumenti di ricerca per un determinato fondo. L'applicazione della sospensione per 10 giorni dopo ogni consultazione bloccherebbe di fatto l'attività della sala di studio. Sarebbe anzi a tal proposito da auspicare che le difficoltà occorse a seguito dell'emergenza sanitaria in corso fungano da sprone per dar seguito con forza a un piano nazionale di digitalizzazione, degli strumenti di ricerca cartacei presenti in gran numero nelle sale inventari. Indicazioni in tal senso da parte della Direzione generale Archivi e dall'Istituto per la digitalizzazione del patrimonio culturale per il tramite dell'Istituto Centrale per gli Archivi potrebbero senz'altro consentire di concentrare una parte dell'attività degli istituti in tal senso, offrendo una valida soluzione a questo problema, particolarmente avvertito dall'utenza. La digitalizzazione e pubblicazione in rete degli inventari, strada già lucidamente imboccata da molti istituti in questo periodo e concretizzatasi nel potenziamento del portale del Sistema Archivistico Nazionale "Gli strumenti di ricerca on line", rappresenta una soluzione rapida ed efficace in vista di una futura informatizzazione degli strumenti di ricerca che richiederà necessariamente tempi e sforzi di gran lunga maggiori. Senza contare che il tempo che risparmierà l'utente sarà anche tempo prezioso che risparmierà l'istituto, in quanto ne uscirà dimezzato il numero di ricerche archivistiche che, nella maggior parte dei casi si possono risolvere, semplicemente sfogliando un inventario in pdf.

La digitalizzazione offre dunque una soluzione rispetto alle precauzioni imposte dallapandemia, ma rappresenta anche una preziosa occasione per migliorare la qualità del servizio prestato all'utenza in tutti gli archivi di Stato.

In terzo luogo, per quanto riguarda i materiali in consultazione, poi, sarebbe utile capire se una stessa unità documentaria, riposta nella busta e lasciata in deposito, come è abitudine nei casi di consultazione prolungata nel tempo, da uno studioso possa essere consultata nuovamente dallo stesso studioso a distanza temporale inferiore ai 10 giorni, con successivo cambio della busta.

In linea generale, l'adozione della misurazione della temperatura all'ingresso per il personale e per gli studiosi, potrebbe essere una ulteriore misura precauzionale come avviene ormai abitualmente per l'ingresso negli esercizi commerciali.

Indicazioni operative da parte della Direzione generale Archivi, con l'ausilio della competenza tecnico-scientifica dell'Istituto centrale per la patologia degli archivi e del libro sarebbero particolarmente opportune ed estremamente utili per gli istituti archivistici, statali e non, per gli archivisti e il personale che vi operano a vario titolo e, infine, per gli utenti. Tali chiarimenti consentirebbero la soluzione dei problemi segnalati e garantirebbero il funzionamento dei servizi essenziali degli istituti (sia pure con i limiti posti dall'eccezionalità del periodo) e, soprattutto, l'attività di ricerca che è lo scopo ultimo della conservazione dei documenti negli archivi storici.

Micaela Procaccia, Presidente Anai